Ordem de Serviço: Uma maneira simples de gerenciar

Ordem de Serviço: Uma maneira simples de gerenciar

19 de janeiro de 2020 Off Por Aula de Gestão

Ordem de serviço uma maneira simples de gerenciarQuem tem empresa de serviços sabe como dá trabalho gerenciar os serviços de pós venda.

Atender a chamados dos clientes, organizar os agendamentos da equipe técnica e ainda ter controle sobre todas as ordens de serviço externas não é tarefa fácil.

Vamos tomar como exemplo uma pequena empresa de prestação de serviços em telecom (uma integradora telecom):

É bastante comum nas pequenas integradoras telecom a situação onde o cliente liga reclamando de problemas no PABX.
À partir daí o atendente anota a reclamação e depois aciona alguém da equipe técnica para tomar as providências que pode ir desde uma orientação por telefone a até mesmo uma visita técnica nas instalações do cliente.

Toda essa movimentação gera uma série de informações que precisam ser cadastradas, vinculadas ao cliente e gerenciadas. Mas como nem sempre se tem tempo pra isso, há muitos casos onde somente é registrada uma ordem de serviço e pronto.

Mas somente o registro da ordem de serviço não é suficiente, vejamos porque:

1. Quando o cliente ligou pela primeira vez fazendo a reclamação o que temos é um chamado. E esse chamado em si já é repleto de informações. Por exemplo:

  • Nome do cliente
  • Nome da pessoa de contato (solicitante)
  • Data e hora do chamado
  • E a reclamação/solicitação em si

2. Depois que o chamado é passado pelo atendente para a equipe técnica, mais informações são geradas no retorno do chamado:

  • Nome do técnico
  • Data e hora que ele fez o retorno daquele chamado para o cliente
  • Nome do contato com o qual ele tratou a respeito do chamado.
  • Diagnóstico da situação apresentada

3. Uma vez que alguém da área técnica faz um diagnóstico do problema, pode ser que seja necessário enviar um técnico a campo para atender a ordem de serviço. E mais uma vez, são geradas informações:

  • Número da ordem de serviço
  • Nome do técnico responsável
  • Data e hora do atendimento
  • Procedimento adotado para a solução do problema.

Esses 3 pontos são apenas para exemplificar a situação. Seguramente há casos onde o atendimento é muito mais complexo e à partir de um único chamado do cliente é preciso enviar técnicos a campo mais de uma vez para dar continuidade ao atendimento.

Evidentemente as empresas, principalmente as de menor porte, não podem perder tempo diante desse cenário.

Foi por isso que criamos o inSySti CRM – Sistema de gestão de chamados e ordens de serviços.

Com ele é possível controlar qualquer tipo de chamado e ordem de serviço.

Como a tarefa de lançar informações no sistema é feita por diferentes áreas da empresa, os registros acontecem naturalmente e todas as informações ficam disponíveis para consulta em tempo real.

Com o passar do tempo o uso do sistema passa a ser parte da cultura da empresa, parte da rotina das diferentes áreas.

E com todos os dados cadastrados qualquer usuário consegue responder a questionamentos sobre chamados e ordens de serviço imediatamente. As informações são centralizadas e ficam disponíveis para consulta agilizando o atendimento e diminuindo o tempo de resposta.

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