Um jeito simples de gerenciar protocolos

Gerenciar protocolos certamente é uma das mais importantes atividades em uma empresa de prestação de serviços.

Desde o chamado do cliente até a finalização da ordem de serviço que se segue, gerenciar os protocolos de uma eficiente ajuda a garantir a satisfação do cliente.

Além disso, gerenciar protocolos também garante uma enorme economia de tempo e recursos dentro da empresa.

Pra que gerenciar protocolos?

Imagine que o cliente entra em contato com a sua empresa e o atendente abre um chamado para registrar aquela solicitação.

NO dia seguinte a sua equipe gera uma ordem de serviço para enviar um técnico até o cliente para resolver o problema.

Em virtude da complexidade do problema durante toda uma semana outras ordens de serviço são aberta e outros técnicos são enviados até o cliente.

Finalmente depois de 5 dias, 1 chamado e 6 ordens de serviço depois o problema foi resolvido.

Mas você não gerencia os protocolos

Apesar de gerenciar os chamados e as ordens de serviço, a sua equipe não gerencia os protocolos. O efeito disso é que ao longo dos 5 dias o cliente liga várias vezes e manda e-mail solicitando informações a respeito da solicitação dele.

Além de consumir o tempo da equipe de atendimento, isso vai criando uma frustração no cliente já que ele está “perdendo tempo” e o assunto não está sendo resolvido da maneira que ele espera.

Mas se você gerencia os protocolos

Gerenciar os protocolos facilita muito processo de atendimento.

Levando em conta o mesmo caso que relatamos a pouco, imagine o seguinte:

O cliente liga e abre um chamado junto a equipe de atendimento. Assim que o analista registra o chamado o cliente recebe um protocolo por e-mail.

Num momento seguinte o chamado recebe um novo status dado pela equipe de atendimento. Neste pronto o cliente recebe mais um protocolo por e-mail com as informações atualizadas.

Em seguida é aberta uma ordem de serviço para que seja enviado um técnico de campo até o endereço do cliente. Neste momento mais um protocolo é enviado por e-mail com as informações.

E isso vai acontecendo ao longo do processo de atendimento de modo que o cliente possa acompanhar o que está acontecendo sem a necessidade de perguntar.

Com o uso dos protocolos por e-mail o cliente percebe como os trabalhos estão evoluindo e com isso ele sabe que as providências para resolver o problema estão em curso.

Por óbvio que pareça, muitas empresas não tomam esse cuidado.

E diferentemente do que se pensa, gerenciar chamados e ordens de serviço com protocolos pode ser muito mais simples.

Um jeito simples de gerenciar protocolos

Ter um software de gestão de serviço com módulos de gerenciamento de chamados e ordem de serviço certamente torna possível o uso e envio de protocolos por e-mails para seus clientes.

Certamente existem muitas opções de sistemas de chamados e ordens de serviço no mercado. O segredo aqui é pesquisar.

Você certamente não precisa do melhor software de gestão do mercado. Mas seguramente precisa do melhor software de gestão para o seu negócio. Aquele que tenha funcionalidades e módulos que atendam as características e necessidades da operação do seu negócio.

Como sugestão de software de gestão de protocolos nós temos o inSySti.

Faça uma pesquisa, fale com especialistas e descubra qual o melhor software de gestão para o seu negócio.